5 Errores más comunes en la Gestión de Activos de TI y Cómo Evitarlos de forma eficaz

Los 5 Errores más comunes en la Gestión de Activos de TI y Cómo Evitarlos. Estimado lector, la gestión de activos de TI es un aspecto fundamental para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. Hoy en día, todos hablan de tecnología y automatización como pilares imprescindibles para lograr eficiencias operativas, sin embargo contar con un control eficaz de los activos también lo es, dado que impacta directamente en la eficiencia operativa y en la seguridad de la empresa. Lamentablemente, muchas veces las empresas por más grandes que sean caen en errores comunes que, en lugar de facilitar el proceso, terminan generando costos innecesarios y exponiendo vulnerabilidades de seguridad.

En este artículo, quiero compartir con ustedes los cinco errores más frecuentes que veo a menudo en la gestión de activos tecnológicos, y cómo, basándonos en las mejores prácticas de ITIL y mi experiencia de más de 7 años en el sector, podemos evitar que ocurran. El objetivo es ayudarles a optimizar sus procesos y alinearlos mejor con las metas de la empresa, para que la tecnología realmente trabaje a favor.

Uno de los errores más frecuentes que observo en muchas empresas es decir «clientes», es la falta de un inventario completo y actualizado de sus activos tecnológicos. Muchas empresas no cuentan una herramienta ITAM centralizada que les permita rastrear de manera efectiva todos sus dispositivos, licencias y software. Esto puede generar problemas como la duplicación innecesaria de compras, la dificultad para localizar activos cuando se necesitan con urgencia o, en el peor de los casos, el incumplimiento de acuerdos de licencias, lo que puede acarrear en gastos adicionales.

¿Cómo puedes evitarlo? La clave aquí es implementar un proceso de gestión de activos robusto que permita registrar de manera detallada y precisa todos los componentes de TI. Las herramientas de gestión de activos (ITAM) debería asegurar que los datos se mantengan actualizados en tiempo real. Además, el gestor de activos o responsable debería realizar auditorías periódicas, dado que es fundamental detectar cualquier discrepancia entre los registros y los activos reales, garantizando que todo esté en orden.

Consejo de Joel Arellano: Primero asegúrate de contar con un proceso de Gestión de Activos, si lo tienes pero no es robusto o maduro, entonces repoténcialo, define roles, contempla controles, etc. Adicionalmente busca implementar una herramienta con su módulo de Gestión de Activos, que facilite una gestión centralizada para rastrear todos los activos tecnológicos y sus interrelaciones dentro de la infraestructura de TI, asegurando una gestión más eficiente y organizada.

Otro de los errores más comunes, es no contar con un plan claro para el ciclo de vida de sus activos tecnológicos, desde su adquisición hasta su desecho. Si les contará todo lo que he visto… pero bueno sigamos, muchas empresas no planifican adecuadamente cuándo actualizar o reemplazar equipos y software, lo que a largo plazo puede conducir a la obsolescencia tecnológica. Esto no solo afecta la productividad, sino que también expone a la empresa a riesgos de seguridad, ya que los sistemas desactualizados son más vulnerables a fallos y ciberataques.

¿Cómo puedes evitarlo? La solución es desarrollar una estrategia 360 para la gestión del ciclo de vida de los activos, que incluya desde la adquisición hasta la eliminación responsable de los mismos. Es crucial que este plan esté alineado con los objetivos estratégicos de la empresa, esto permitirá una renovación tecnológica proactiva, siempre lo digo si no tienes un plan que te de visibilidad anticipada de las cosas, siempre serás un bombero apaga incendios. En este sentido definir un correcto ciclo de vida de activos y saber el estado en tiempo real te anticipará para tomar la decisión de adquirir activos, evitando que la empresa quede atrapada en una reacción de última hora cuando los equipos se vuelvan obsoletos.

Consejo de Joel Arellano: Primero asegúrate de tener claramente definido los estados que forman parte del ciclo de vida de los activos. Si este paso no esta completo o no es el correcto no podemos continuar, así de simple. Ahora ya con eso listo, se debe asegurar que los activos estén correctamente actualizados, volvemos a lo mismo, de qué vale si la información no esta actualizada, así es, no sirve de nada. Pero el último paso es que se pueda explotar la data en un dashboard en tiempo real que permita una correcta toma de decisiones.

En un entorno donde las amenazas cibernéticas están en constante evolución, muchas empresas cometen el error de no integrar la seguridad de manera efectiva en la gestión de sus activos tecnológicos. Adicionalmente la falta de políticas claras sobre la seguridad de los almacenes, el ingreso autorizado y otros relacionados elevan drásticamente la posibilidad de perdidas y afectación económica.

¿Cómo puedes evitarlo? Es fundamental que la seguridad sea un componente esencial en cada etapa de la gestión de activos, desde la adquisición hasta la eliminación de equipos y software. Implementar prácticas como el borrado seguro de datos y realizar revisiones periódicas de las configuraciones de seguridad son pasos clave para reducir los riesgos asociados con activos obsoletos y garantizar que los datos sensibles no caigan en manos equivocadas.

Consejo de Joel Arellano: ITIL subraya la importancia de incorporar la seguridad en todos los aspectos del servicio. Asegúrate de que los sistemas, softwares y cualquier integración entre ellos cumplan con controles de seguridad y buenas practicas para evitar cualquier amenaza, o filtración de data sensible. Ahora, no todos los riesgos son del tipo de seguridad de la información y de hecho te diré que es lo que más sucede, no existen o están parcialmente desplegados los controles de seguridad físicos. Almacenes sin cámaras de seguridad, sin acceso biométrico, entre otros. Esta es la causa más grande de pérdidas o robo de equipos informáticos.

Un error bastante común es no integrar la gestión de activos con otros procesos de ITIL, como la gestión de incidencias, la gestión de cambios o la gestión de configuración. Esta desconexión genera indudablemente ineficiencias y dificulta la visibilidad de los procesos, lo que impacta negativamente en la toma de decisiones estratégicas, ya que los equipos de TI no cuentan con información completa.

¿Cómo puedes evitarlo? Es esencial que la gestión de activos esté alineada con otros procesos ITIL, si esto no va a ser así, mi estimado lector estamos de mal en peor. Las herramientas estar conectadas o conversar entre ellas dicho de otro modo, permitiendo que la información sobre activos, incidencias, configuraciones y cambios fluya de manera fluida entre los diferentes equipos resolutores o de TI. Esta integración no solo optimiza los procesos, sino que también proporciona una visión holística de los procesos y permite una información más clara, precisa y completa. No puedes ver todo el panorama si solo vez una pequeña parte del todo.

Consejo de Joel Arellano: En ITIL, la integración entre la Gestión de Configuración y Activos de TI es fundamental para conectar los activos con otros procesos dentro de TI. Una CMDB bien implementada proporciona una base de datos centralizada, donde todos los elementos de configuración y activos se relacionan entre sí, lo que mejora la visibilidad y el control de las operaciones. Entonces asegúrate de implementar los procesos ITIL en tu herramienta ITSM y activar los módulos para que conversen entre si.

Sin indicadores clave de desempeño (KPIs) bien definidos, resulta prácticamente imposible evaluar el verdadero impacto de la gestión de activos y hacer ajustes en los procesos de manera efectiva, esto lo puedo firmar con sangre, repito es imposible. Muchas empresas gestionan sus activos de forma reactiva, por no decir prácticamente todas, tomando decisiones sin medir su impacto real ni identificar áreas clave de mejora que podrían optimizar la eficiencia y reducir costos.

¿Cómo puedes evitarlo? Definir KPIs claros es fundamental para medir el desempeño de la gestión de activos. Estos indicadores deben cubrir aspectos esenciales como la utilización de los activos, la eficiencia en costos, el tiempo de inactividad y el cumplimiento de licencias. Solo con datos precisos podrás tomar decisiones informadas que mejoren el proceso continuamente.

Consejo de Joel Arellano: En ITIL, se recomienda no solo medir el rendimiento operativo, sino también la satisfacción del cliente. Los informes de desempeño y las métricas bien establecidas son esenciales para evaluar tanto la eficiencia de los procesos de TI como el valor que se entrega al negocio. Entonces no solo definas KPIS operativos, sino también KPI´s relacionados con la satisfacción de usuarios.

La gestión de activos de TI es crucial para garantizar que los recursos tecnológicos de una organización se utilicen de manera eficiente, segura y alineada con los objetivos del negocio. Sin embargo, los errores comunes en este proceso pueden tener repercusiones importantes en la operatividad y la seguridad de la empresa.

Joel Arellano

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