Errores comunes al implementar ITIL 4 por primera vez y cómo evitarlos

Te presentó 5 Errores comunes al implementar ITIL 4 por primera vez y cómo evitarlos. La implementación, especialmente cuando es la primera vez que se realiza, puede parecer un reto titánico.

Algo que aprendí en la práctica es que, aunque el marco de ITIL 4 es increíblemente útil, no está exento de desafíos. La buena noticia es que muchos de estos desafíos se pueden evitar con algo de preparación y conocimiento.

¿Te pidieron implementar ITIL 4, pero no sabes por dónde empezar y temes complicar más las cosas? Aquí te comparto los 5 errores comunes al implementar ITIL 4 y cómo puedes esquivarlos.

ITIL es un conjunto de prácticas diseñadas para alinear los servicios con las necesidades del negocio. No es una metodología estricta, sino un marco flexible que evoluciona constantemente. Actualmente contamos con ITIL 4, el cual pone foco en la agilidad, colaboración y enfoque holístico.

Una de las mayores trampas en la que caen las organizaciones es implementar ITIL 4 sin entender completamente sus principios fundamentales. En lugar de enfocarse en cómo ITIL 4 puede alinearse con las necesidades específicas del negocio, muchas veces se aplica como una receta estándar, sin considerar las particularidades del entorno.

Solución práctica: Te lo digo porque lo viví en proyectos reales: el primer paso es asegurarte de que tú y tu equipo tengan claro lo que representa ITIL 4. Los principios clave, como la co-creación de valor y la mejora continua, deben ser el norte. No se trata solo de seguir procesos; se trata de transformar la forma en que se entregan los servicios, centrándose siempre en el valor para el cliente.

Un error crítico es no involucrar a todas las partes interesadas desde el principio. Muchas veces, los equipos de TI lideran la implementación sin consultar a otros departamentos o a la alta dirección. Esto puede llevar a resistencia al cambio y a una implementación fragmentada.

Solución práctica: Asegúrate de crear un plan de comunicación claro y transparente que involucre a todas las partes. En mi experiencia, cuando la alta dirección y otros departamentos se sienten incluidos, la implementación tiene muchas más posibilidades de éxito. La clave es la colaboración y la alineación continua con los objetivos de tu empresa o de tu cliente en caso seas un proveedor de servicios.

Este es un error clásico que he visto muchas veces: y que hecho aunque me causa gracias lo veo en cada 8 de 10 implementaciones, sucede que las organizaciones se obsesionan con la documentación. En lugar de centrarse en la correcta implementación y entrega de servicios, aquí se pierden horas y recursos creando documentación compleja que, al final, no agrega valor real. Nadie lo lee, en serio!

Solución práctica: Si bien la documentación es importante, no dejes que se convierta en el objetivo principal. En mis proyectos anteriores, aprendí que es más efectivo crear documentación que sea accesible, práctica y útil para el día a día de los ejecutores, llámense especialista de TI o de mesa de ayuda. Enfócate en lo esencial y no en el exceso.

Ya vamos por la mitad de los Errores comunes al implementar ITIL 4

ITIL 4 es un marco flexible, pero muchas veces se interpreta como una lista rígida de procesos que deben ser implementados tal cual. Esto puede ser un gran error, ya que cada organización tiene sus propias características y necesidades.

Solución práctica: Lo que aprendí con el tiempo es que ITIL 4 debe ser adaptado a la cultura y al flujo de trabajo de tu empresa. Tómate el tiempo necesario para revisar y ajustar cada proceso para que se alinee con tus recursos y tus objetivos. La personalización es clave para el éxito a largo plazo. Ahora déjame decirte algo super importante, si algo esta muy mal, obviamente hay que sugerir cambiarlo, siempre le digo a mis colegas si bien es flexible, no vas a ir en contra de las buenas prácticas por ello. Ten criterio.

Después de la implementación inicial, muchas organizaciones dejan de invertir en formación y capacitación, lo que lleva a que los equipos pierdan contacto con las mejores prácticas o se queden atrás.

Solución práctica: La implementación de ITIL 4 no es un proceso que termina una vez que los procesos están en marcha. En mi experiencia, la mejora continua es esencial. Asegúrate de establecer programas de formación regular para todos los involucrados, desde el personal de TI hasta los usuarios finales.

Implementar ITIL 4 por primera vez no tiene que ser complicado ni un proceso lleno de errores. Con la preparación adecuada y evitando los errores comunes que mencioné, puedes implementar ITIL 4 de forma exitosa y transformadora para tu organización.

No te apresures. Tómate el tiempo necesario para adaptar ITIL 4 a tu organización, involucrar a todos los interesados y asegurarte de que cada cambio se haga con un propósito claro. La mejora continua es un viaje, no una meta.

Joel Arellano

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